A hírlevél napjaink egyik legelterjedtebb és leghatékonyabb marketing kommunikációs eszköze. Nincs szükségünk másra, mint egy címlistára, egy hírlevél-küldő szoftverre és máris tervezhetjük kampányainkat.

Vessünk rá egy pillantást, milyen lehetőségek közül választhatunk:
A hírlevélküldő szoftvereket 2 nagy csoportra osztjuk: szerveren, mint szolgáltatás, és lokális gépen, - -mint program-, futó alkalmazások.

A helyi gépen található programok napjainkban már nem annyira elterjedtek, ennek több oka is van:
•    Nincs központosított adatbázis, csak importálás vagy kézi felvitel alapján kerülhetnek bele a címek.
•    Csak a telepített gépen használható. Amennyiben több gépről is használni szeretnénk, nem lesz központosított címtárunk.

Az imént felsorolt indokok, nehezen használhatóvá és nehezen karbantarthatóvá teszik az ilyen programokat. Gondoljunk csak bele, például minden nap fel kell vinnünk a weboldalunkon feliratkozó látogatókat. Az ilyen szoftverek használatát nem ajánljuk.

A másik nagy csoport az online hírlevélküldő szoftverek. Ezek egy központi szerveren futó alkalmazások, általában HTML felülettel, melyhez egyedi hozzáférés tartozik.

Mivel ezek az alkalmazások megszakítás nélkül üzemelnek, sok olyan lehetőséget biztosítanak, amik könnyebbé teszik használatukat.

(A szolgáltatások alkalmazásonként változhatnak!)
•    Közreműködés a weboldallal: A weboldalon feliratkozók, automatikusan bekerülnek a címlistánkba, felhasználói interakció nélkül. Általában a leiratkozás lehetősége is biztosított.

•    Olvasottsági statisztika: Figyelőkódok beillesztésével értesülhetünk róla, hogy egyáltalán elolvasták el levelünket. Későbbiekben sokat segíthet, ha szűrni akarjuk az adatbázist!

•    Hibrid címlisták használata: Dolgozhatunk importált címekből, a weboldal adatbázisából vagy mindkettőből egyszerre, akár több weboldal esetén is, egy helyről!

•    Közös szerkesztői felület: Egyszerre több ember is dolgozhat a kampányon. Például feltehetőleg más ember szerkeszti a leveleket és más ember választja ki a célcsoportot.

•    Generált feliratkozási kódok: Általánosan elmondható, hogy a hírlevélküldő szoftverek biztosítanak felületet arra, hogy egy gombnyomásra, egy fel és leiratkozási mezőt tartalmazó kódot adjanak a kezünkbe, melyet pár perc alatt saját weboldalunkba illeszthetünk.

Mint a felsoroltakból is látszik, egy online hírlevélküldő szoftver nagyon sok előnnyel bír lokális társával szemben, de van még egy nagy előnye, mégpedig az, hogy nem szükséges megvásárolnunk. Bérelhetjük is mint szolgáltatás, így sokkal költséghatékonyabban tudjuk megoldani kampányainkat.